档案管理制度总则
参考文献下载:
《中华人民共和国档案法》 《档案法实施细则》
《江苏省档案法实施条例》 《常州电大归档范围》

一、为贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《档案法实施细则》，加强学校档案管理工作，提高学校整体管理水平，使档案工作为学校的各项工作服务，特制定本制度。

二、档案工作是学校基础管理工作的重要组成部分，是提高工作效率和质量的必要条件，是制定决策和规划的重要依据，是反映学校教学教育、办学历史真实面貌的重要工具。

三、学校档案工作坚持集中统一的管理原则，建立综合档案室，负责学校人事、文书、科技、会计、基建、仪器设备档案及特殊载体的统一管理，使各类档案达到完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。 四、各部门应执行《档案法》第十条规定：对国家规定的应立卷归档的材料，必须按照规定定期向学校档案机构或档案工作人员移交，集中统一管理，任何个人不能据为己有。

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二00七年九月

分管领导职责

一、认真学习、贯彻、落实《档案法》、《档案法实施办法》以及上级有关档案工作的规定、要求，把档案工作列入学校和下属各部门工作计划内，实行目标管理与岗位责任制挂钩，建立健全各项档案管理制度。

二、定期主持召开档案工作会议，听取汇报，研究布置工作，切实解决实际问题，不断提高档案管理水平。

三、每季度检查一次各职能部门档案管理制度执行情况，严肃纪律，对执行好的部门和个人，给予表扬和奖励，对违反或不遵守档案管理制度的部门和个人，进行批评教育。

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二00七年九月  

档 案 员 职 责

一、认真学习贯彻执行《档案法》和《档案法实施办法》，并对学校形成的各种门类和载体的档案实行集中统一管理。

二、努力学习档案理论知识，不断提高专业水平和工作能力，主动向领导请示汇报，争取领导和各职能部门的支持。

三、归档材料要做到准确、完整齐全，分类组卷合理，保证案卷质量符合要求。

四、充分发挥档案的作用，认真编制、完善检索工具，做到查阅迅速准确。 五、做好档案的统计工作，对库存案卷心中有数，出入有据。

六、定期进行档案鉴定工作，严格遵守档案销毁制度，对超过保管期限和重复文件要销毁的应造清册，经学校领导批准后，签字见证，方可销毁。

七、严格遵守保密制度，确保档案的安全，不擅自扩大档案的利用范围。

八、坚持做好库房的“八防”工作，措施落实，发现问题及时汇报处理。

 
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 二00七年九月

档案立卷归档制度

一、本校档案实行集中统一管理的原则。各职能部门形成的文件资料，由兼职档案员负责收集，整理后交档案员立卷归档，任何部门或个人不得私自保留文件资料。

二、凡属归档范围内的文件、资料要按时收集、整理，做到日清月结，随时归卷，在次年第一季度整理完毕。其中：会议、案件形成的材料须及时归卷，基建工程项目在竣工验收后，立即组卷。档案要保持成套性和完整性。

三、学校每年形成的档案，根据年度——问题的方法进行分类、鉴定、组卷、编目、排列和科学的保管。

四、凡属归档的文件要符合文件体例格式和书写标准，严禁使用铅笔、圆珠笔或纯蓝墨水，一律用蓝黑或碳素墨水。

五、为了便于对档案的查找利用，可编制备查案卷，以减少对正本档案的磨损。

 
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二00七年九月

档案保管制度

1．库房基本符合国家档案局、建设部发布的《档案馆库房建筑设计规范》要求。

2．库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施。

3．库房标准温度为14-24℃，标准相对湿度为45-60%。

4．案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符，以全宗为单位，按不同门类、载体、依档号顺序排列。

5．案卷应依档号顺序排放，库房书架应编顺序号，库房各柜均应有档案资料存放示意图。

6．档案部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案。发现问题，及时解决。对破损、褪变档案及时修补复制。

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二00七年九月

档案移交制度

1、档案是学校的宝贵财富。各部门、处室应执行《档案法》的规定、对应立卷归档的材料、必须按照规定定期向本校档案机构或档案工作人员移交，集中统一管理，任何个人不能据为己有。

2、移交时，移交档案质量要符合进馆要求。填写移交清单，做到帐、物相符，履行手续完整清楚。

3、档案人员调动工作时，严格履行档案移交手续。

4、对档案的收进、移出及时做好统计工作，按时填报档案室基本情况统计表。

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二00七年九月  

档案库房管理制度

 一、档案库房是机要重地，为确保安全，防止泄密，非档案人员不得擅自入内。

二、档案库房是存放学校档案资料的专用库房，库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆及其它有损档案资料的物品。

三、库房内必须清洁卫生，要有防光、防盗、防潮、防高温、防火、防尘、防鼠、防虫等设施，及时更换驱虫药物，定期检查电器设备消防器材等设施，保证安全、可靠、实用。

四、库房里柜橱要按类、按序编号排列整齐，便于通风顺畅。

五、档案人员每天对库房温湿度进行检查、记录并采取措施使库房温湿度控制在规定的范围之内。

六、对库房里的档案资料做到勤检查，发现问题及时报告，并采取必要的措施。

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二00七年九月

档案保密制度

一、严格遵守《保密法》，保守党和国家秘密，维护档案资料的安全。

 二、文件及时收发、登记，机要文件妥善保管，随阅随送，防止文件遗失。

三、传阅文件严格按传阅范围、规定进行，不准横传，阅文者注意保密，不得将文件带入家中或公共场所。

四、严格借阅档案制度，对不符合手续者一律不予借阅。复制、摘抄、公布档案、应当遵守有关保密规定。

五、凡涉及秘密事项的，不在普通电话、信件、电报中传送，做到不该说的不说，不该问的不问，不该看的不看，不该记录的不记录

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二00七年九月  

档案统计、鉴定、销毁制度

一、对档案的收进、保管、利用、移出及时做好统计工作，按时填报档案室基本情况统计表。

二、凡属归档范围的文件材料，必须按保管期限表判定保管期限，确保案卷质量。

三、凡已到保管期限的档案材料，应由鉴定小组重新鉴定其保存价值，提出存销意见，按规定的审批权限和程序报批。

四、经批准销毁的档案材料，应编造清册，审批手续完备后，指定二个以上监销人，在指定地点监销，并在销毁清册上签字。

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二00七年九月

档案借阅制度

一、借阅档案者，必须按规定办理登记手续，按所要查阅的内容，由档案员负责查找，禁止查阅人员自行翻找。

二、学校人员查阅重要档案，需要经领导批准方可查阅，外单位查阅档案必须持有关单位介绍信，经分管领导同意后给予查阅。查阅会计档案，要有学校财务人员陪同。

三、档案材料未经分管领导许可不得外借、借出的档案要限期归还，查阅人员未经许可不得摘录、翻印，确因需要摘录、翻印的必须经领导批准。

四、查阅人员必须爱护档案材料，不得在案卷上涂改、圈点、划线、以及拆换、裁剪等有损档案的行为。

五、档案归还时，档案员必须认真检查案卷有否缺损等情况，并及时做好借阅注销登记。

六、积极开展档案利用工作，查阅、借阅档案者必须填写档案利用效果登记表，写明利用目的和效果。

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二00七年九月

微机室工作制度

为确保微机室建立健全各类信息库，准确迅速提供信息服务，开发和推广应用软件，同时加强计算机设备管理，严防泄密现象，建立良好的工作环境，工作中必须遵守以下制度：

1．信息系统的建设和管理必须严格按照上级要求和教育局内部规定进行规范管理，及时采集、输入、维护更新各类信息。

2．严禁利用微机进行任何与工作无关的活动。

3．对计算机设备要坚持定期检查、保养、明确责任到人。

4．严格执行有关信息安全、保密制度。

5．建立外来人员进入机房登记制度。

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二00七年九月  

2007-12-4.doc